Administrador de fincas en Sevilla

Un administrador de fincas es un profesional que se encarga de gestionar los asuntos financieros, legales y técnicos necesarios para el mantenimiento y gestión económica de una propiedad horizontal.
Hoy en día, la mayoría de las comunidades de propietarios tienen contratados los servicios de un administrador de fincas, fundamentalmente porque ofrecen la seguridad de que todos los asuntos relacionados con la gestión de la finca van a ser manejados de una manera profesional por una persona con los conocimientos necesarios, y porque ahorra muchos quebraderos, incomodidades e incluso posibles situaciones incómodas entre vecinos.

Ya, según el artículo 20 de la Ley 49/1960, del 21 de julio de ése mismo año, sobre la Ley de Propiedad Horizontal, aparecían las siguientes funciones como responsabilidades de los administradores de fincas:

• • Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
  • Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
  • Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
  • Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
  • Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
  • Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

No obstante, veámoslas más detenidamente como se dividen éstas funciones en la actualidad:

1. Tareas de gestión.
   El administrador de fincas se ha de encargar de gestionar el patrimonio de la comunidad de propietarios y rentabilizarlo en beneficio de la misma, siguiendo para ellos criterios profesionales, justos, y acordes a la Ley. Además, también tendrá entre sus tareas procurar la correcta conservación del inmueble y su adecuación a las normas de seguridad, higiene y funcionamiento.
2. Tareas de gerencia.
   El administrador de fincas ha de actuar como gerente de la comunidad, y por ello se encargará del seguimiento y control de proveedores (empresas de averías, seguros, bancos, Ayuntamiento…) e intentar en todo momento pactar las mejores condiciones de servicio y económicas para la propiedad.Además, como gerente, también actúa como director de personal, por lo que se tiene que preocupar del correcto funcionamiento en la relación laboral entre la comunidad y sus trabajadores.
3. Tareas de asesoramiento. El administrador de fincas asesorará a la comunidad o, en su caso, a los vecinos de forma individual sobre arrendamientos de locales o viviendas, traspasos, valoraciones inmobiliarias, actualizaciones de renta, venta de cualquier bien inmueble, IBI, rehabilitación de viviendas o locales comerciales etc.-Asesoramiento jurídico: velar que los acuerdos de la junta cumplen con lo estipulado por la legislación, aconsejar sobre las acciones legales a realizar para asegurar el cobro de morosos y sobre sentencias y jurisprudencia en general que afecta a la propiedad inmobiliaria.- Asesoramiento fiscal: se encarga de que la comunidad esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la Hacienda pública en todos los aspectos relacionados con la propiedad (IVA, IRPF, declaraciones, alta en el censo, liquidaciones, etc.).- Asesoramiento laboral: gestión de contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, tramitación de incapacidades transitorias por enfermedad, cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores etc.- Asesoramiento técnico en aquellos aspectos tanto arquitectónicos e industriales que afectan al buen funcionamiento de los servicios y mantenimiento de la propiedad, proponiendo aquellas empresas o técnicos más ventajosos en relación calidad-precio.- Asesoramiento económico sobre el criterio a seguir a la hora de elaborar los presupuestos, repercusión de gastos, liquidaciones y saldos individualizados en función de la división horizontal y sobre la repercusión de las obras.
4. Tareas como mediador. Mediará entre la comunidad y un determinado propietario, entre los mismos propietarios, entre la comunidad y las Administraciones Públicas, entre arrendador y el inquilino y entre empresario y trabajadores, intentando unificar criterios para evitar litigios.
5. Tareas como Secretario. Ejercerá de secretario en las reuniones de la junta de propietarios y se encargará de la custodia de la documentación de la comunidad, dando fe de los acuerdos y facilitando que se apliquen ágil y eficazmente. También certificará si un propietario tiene deudas o está al corriente de todos los pagos para realizar reclamaciones judiciales y para transacciones inmobiliarias.
6. Tareas como contable. Se encargará del pago a proveedores, acreedores y de nóminas. Realizará las liquidaciones de las cuentas para su aprobación, la actualización de las rentas y se ocupará del cobre a inquilinos o propietarios, repercutiendo los consumos individuales susceptibles de individualización.
7. Representante inmobiliario. Valoraciones y peritaciones inmobiliarias y judiciales, traspasos de locales, alquileres, contratos de arrendamiento, viviendas de protección oficial, etc.

Un administrador de fincas es sinónimo de un servicio más eficaz, integral y responsable. Pero, exactamente, ¿qué ventajas ofrece esta figura profesional?
Ahorro de costes para los propietarios. Como conoce todas las alternativas del sector, siempre encuentra la solución más rentable en caso de que hubiera que solucionar un problema en la comunidad.
Acceso a subvenciones públicas. Asimismo, un administrador está en contacto con las administraciones y recibe información de las ayudas que puede recibir una comunidad.
Cobertura legal. En una incidencia que requiere aclaración jurídica, se pueden solicitar los servicios jurídicos del Colegio del Administrador para resolverla.
Pero, cuando el problema se puede resolver a través de la mediación o el arbitraje, el administrador está capacitado para gestionar el conflicto y evitar así el procedimiento judicial.
Gracias a la prevención, es más fácil anticiparse a los problemas y llevar un mejor control de la agenda de la comunidad. Los vecinos están más tranquilos y seguros. En caso de cualquier duda, saben que pueden contar con sus consejos y propuestas.
Algunos de los temas que más polémica despiertan en una reunión de vecinos, se pueden tratar de una forma más ágil gracias a esta figura que, como conoce bien la comunidad pero se muestra objetivo, aporta un punto de vista profesional y eficaz.
Además, el administrador de fincas colegiado actualiza constantemente sus conocimientos. Su actividad requiere de esa evolución y aprendizaje continua para poder renovar su formación en las diferentes materias que debe abarcar, ya sean jurídicas, laborales, fiscales, contables o técnicas. Y es que ésta es otra de las ventajas, su perfil multidisciplinar que abarca muchas ramas.

Teniendo como fuente la Ley de Propiedad Horizontal vamos a detallar las obligaciones del administrador de fincas explicando sobre todo el artículo 20 de la LPH:

• Obligación de cumplimiento de los contratos:
  “El administrador de fincas tiene la obligación de velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a sus titulares”:
  Bajo este apartado, el artículo 20 de la LPH se refiere a que el administrador de fincas es responsable de los servicios que tenga la finca y de que éstos funcionen correctamente y con arreglo a la legalidad.
  Su obligación será la de “estar detrás” velando por que se cumpla el buen funcionamiento de los mismos, por ejemplo el de mantenimiento del ascensor, puerta de garaje, antena, portería (haciendo las nóminas y los seguros sociales) o el seguro de la finca.
  En el caso de que el servicio de limpieza de la finca no funcione bien tendrá que apercibirle y prestar asesoramiento para que el Presidente (éste es el representante de la comunidad) pueda resolver el contrato.
• Obligación contable:
  “Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos”.
  El administrador realiza los presupuestos en base a datos reales de gasto que tuvo la finca el año pasado incrementados en el IPC.
• Obligación de “reparador”:
  “El administrador tiene que atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.”
  Aquí es importante diferenciar las reparaciones urgentes de las que no lo son:
  La ley da la posibilidad de que el administrador mande arreglar directamente un problema de carácter urgente en la finca, y luego tendrá que rendir cuentas al Presidente o en la Junta. Aún así nosotros recomendamos que entregue siempre tres presupuestos al Presidente y que sea éste quien elija, para aumentar la transparencia y la buena gestión.
  En el caso de que la reparación no sea urgente pero sí necesaria para el mantenimiento de la finca el administrador no puede mandar a un reparador por su cuenta y riesgo ya que la ley solo le concede esta facultad cuando se trata de obras urgentes.
• Obligación de dar cumplimiento a lo acordado en junta, de cobrador y pagador.
  “Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes”
  Esta obligación del administrador de fincas no necesita explicación añadida.
• Custodia de la documentación y de secretario en las juntas:“Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.”Tampoco requiere ninguna puntualización, salvo el hecho de que actualmente los administradores de fincas están obligados a custodiar la documentación no sensible (facturas, recibos, contratos que no se hayan prorrogado…) por un tiempo máximo de 5 años, que además es el mismo plazo que rige en el Código Civil para las obligaciones contractuales.Artículo 19.5: “el secretario deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.”
• Demás atribuciones que se atribuyan por la junta.Obviamente deben ser atribuciones que conciernan a la comunidad y a sus elementos comunes.
• Obligación extraordinaria que no viene recogida en el artículo 20: “La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud por quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente” Nos referimos a la obligación de realizar certificados de corriente de pago para la venta del piso.

En España cualquier propietario puede ejercer de administrador y secretario- administrador de su finca, sin embargo, para administrar otras comunidades como persona física es necesario estar en posesión de la cualificación profesional suficiente que establece la ley.

El administrador de fincas, debe tener formación universitaria reglada en algunas de las siguientes ramas: Derecho, Económicas, Ciencias Políticas, Ciencias empresariales, Administración y dirección de empresas, Arquitectura, Ciencias Químicas, y otras graduaciones oficiales.

Además de estos estudios, también puede ser administrador, la persona que tenga el título propio de administración de fincas, que, actualmente se imparte en 11 universidades de España.

Actualmente no existe una ley imperativa estatal que obligue a estar colegiado para poder administrar comunidades, sin embargo, si es muy recomendable esta suscripción al colegio oficial como garantía deontológica y ética para ejercer la profesión.

Además, los colegiados se encuentran suscritos al seguro de responsabilidad que cubre cualquier daño que pueda producir al cliente mientras ejerce su cargo.
El colegio, también ofrece otras ventajas a sus miembros como por ejemplo, el asesoramiento en temas urbanísticos, formaciones en programas de gestión, asesoramiento en materia fiscal y un amplio etcétera de servicios de valor añadido para los profesionales suscritos.

Veamos los pasos, uno por uno, para cambiar a un administrador de fincas

• Paso 1. Lo normal es que la junta la convoque el presidente de la comunidad , pero también la pueden convocar el 25% de los vecinos
  Todos los propietarios tienen que estar correctamente notificados, pero el cambio puede producirse en una junta extraordinaria o convocada para este aspecto.
  No es necesario esperar a la junta ordinaria anual de propietarios de la comunidad para efectuar un cambio de administrador. Este cambio puede producirse en cualquier junta extraordinaria o bien convocarse una para este efecto
  Lo habitual es que se inste al presidente de la comunidad para que este convoque una junta extraordinaria con este punto incluido dentro del orden del día, o como único punto. El presidente tiene la potestad para convocarla sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. Si el presidente no accede a la convocatoria de esta junta, entonces necesitaréis que al menos el 25% de los propietarios quiera convocarla. El cambio de administrador puede proponerlo cualquier propietario, sin necesidad de que el presidente esté de acuerdo con la propuesta. Si promovéis la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, tened en cuenta que todos los propietarios tienen que ser correctamente notificados. NOSOTROS podemos acompañarte en todo el proceso de convocatoria y cambio de administración por vosotros.
• Paso 2. Es conveniente tener propuestas alternativas de administración para que no ser cree un vacio de gestión y haya que convocar una nueva junta con los problemas que hay actualmente de limitaciones de foro. No olvidéis incluir en el orden del día la presentación de estas propuestas supeditadas a la aprobación del cambio de administración.
  Se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración. Habitualmente si se produce la mayoría en número de propietarios también se produce la mayoría en porcentaje de cuota de participación, pero si la votación está muy ajustada y hay mucha diferencia de superficie entre las viviendas que han votado, podría darse esta circunstancia, en cuyo caso, la votación no saldría adelante. Al administrador saliente hay que notificarle por escrito y darle al menos un plazo de un mes para que realice el cambio.
• Paso 3. Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual: la «causa justa»En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización. Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina «causa justa», que no incluye por ejemplo: el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos.La pérdida de confianza puede ser considerada una causa justa. El justificarla con los compromisos a los que el administrador accedió al principio de su contrato, será clave para poder realizar el cambio. Un documento de utilidad es el código deontológico del administradores de fincas del Consejo General de Colegios Administradores de Fincas España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.Causa justa es por ejemplo la pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico causado a la comunidad, o no presentar las cuentas anuales en tiempo y forma.

En nuestro caso, ofrecemos tres tipos de tarifas distintas, dependiendo del tipo de comunidad de vecinos.
Ha de tenerse en cuenta que no todas las comunidades de propietarios tienen las mismas necesidades. No es lo mismo una comunidad sin morosos que una comunidad con alta morosidad. Pensando en éste tipo de cuestiones, como en otras que se deben tener en cuenta a la hora de elaborar una propuesta,hemos desarrollado distintas tarifas para distintas situaciones; pero en cualquier caso, podemos decir que nuestros precios medios son:
         – 4/6€ por vivienda.
         – 2/3€ por plaza de garaje.
En caso de que la comunidad sea muy pequeña, ofrecemos una tarifa mínima de 50€ mensuales.

Si es su deseo formular alguna queja o reclamación relacionadas con la actividad profesional de un Administrador de Fincas colegiado/a o con la actividad del Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Sevilla:
Cumplimentar a tal efecto Instancia que al menos deberá contener:

• Hechos objeto de la queja o reclamación.
• Persona que lo presenta debidamente identificada con nombre, apellidos, DNI, dirección postal, código postal y su condición de miembro en la comunidad de propietarios (p.e.: Presidente, Vicepresidente, Propietarios, etc.).
• En el supuesto en el que actúe en nombre de otra persona o entidad deberá presentar la documentación acreditativa de la representación de quien presenta la queja o reclamación.
• Datos del colegiado/a a la quien la queja o reclamación se refiera
• Este escrito podrá ser enviado o presentado en la secretaría del Colegio, c/ Carlos Cañal nº 22, Código Postal 41001 de Sevilla.

La Junta de Gobierno resolverá informando sobre el sistema extrajudicial de resolución de conflictos, remitiendo el expediente a los órganos colegiales competentes en materia disciplinaria, archivando el expediente o adoptando cualquier otra decisión conforme a los Estatutos colegiales y la normativa vigente.

La Comisión disciplinaria podrá acordar su archivo directo sin ulterior recurso si a su juicio no hubiera indicios racionales en cuanto a la posible existencia de infracción disciplinaria. En otro caso se acordará la apertura de diligencias previas.

INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR UNA SOLICITUD DE QUEJA MEDIANTE ESCRITO PDF

1. Descargue el formulario del trámite a realizar.
2. Rellene los datos solicitados. Puede hacerlo directamente en el formulario. Recibirá un aviso de que los cambios no se guardarán pero podrá rellenar el formulario y a continuación imprimirlo a 2 caras y por duplicado si el trámite lo requiere.
3. Si encuentra algún problema en el paso anterior, imprimir y rellenar a mano.
4. Debe firmar todas las hojas.
5. Adjunte la documentación adicional solicitada para realizar el trámite.
6. Entregue el formulario junto a la documentación en el Colegio, Carlos Cañal, 22 – 41001 Sevilla, o PREFERENTEMENTE a través del email reclamacionesyquejas@cafsevilla.com

Artículo 41. De la Deontología.
La profesión de Administradores de Fincas reposa sobre el principio de la calidad profesional y el postulado moral de la confianza para que pueda ejercerse en la dignidad; implica: conciencia profesional, honestidad, lealtad, competencia, discreción y confraternidad.
En consecuencia, ser administrador/a de fincas obliga a:

1.Conciencia Profesional:
a) Dedicar toda su aplicación con la conciencia profesional debida a la ejecución del mandato y a la gestión como «buen padre de familia» de los bienes e intereses que le han sido confiados.
b) Hacer prueba de moderación y de prudencia vigilando el no poner en peligro ni la situación de su cliente ni la suya.
c) Proteger y promover los intereses legítimos de sus mandantes, el deber de fidelidad absoluta de cara a éstos, no dispensa por lo tanto al Administrador/a de Fincas de tratar de manera equilibrada con todas las partes interesadas.
d) Proteger al público contra el fraude, la presentación errónea o las prácticas incorrectas en el terreno inmobiliario y esforzarse en eliminar, en su comunidad, toda práctica susceptible de perjudicar al público o a la dignidad de la profesión.

2. Honestidad:
a) Privilegiar en todas circunstancias los intereses legítimos de sus mandantes.
b) No adquirir por parte o en su totalidad, ni mandar adquirir por un familiar u organismo cualquiera en el cual detentará una participación, un bien inmobiliario para el cual una misión de gestión le haya sido confiada, al menos de haber informado a su mandante de su proyecto.
c) Informar al comprador de su posición en caso de puesta en venta de un bien que le pertenece en totalidad o en parte.
d) No aceptar misión de evaluación o peritaje de un bien en el cual piensa adquirir intereses, al menos de mencionarlo en su dictamen de evaluación o peritaje.
e) No recibir comisión, descuento o beneficio sobre los gastos hechos por cuenta de un mandante, sin haber previamente obtenido el acuerdo del dicho mandante.
f) No encomendar, por cuenta de un mandante, obra, abastecimiento o prestaciones, a un familiar u organismo en el cual detentara intereses, sin haber informado previamente al mandante de su posición.

3. Lealtad:
a) Vigilar a que las obligaciones financieras y compromisos resultados de contratos inmobiliarios sean determinados por escrito, y expresen los acuerdos intervenidos entre las partes así como la entrega a cada uno de un ejemplar del acto en el momento de la firma.
b) Cuidar que las convenciones aseguren sin equívocos posibles, la perfecta información de las partes y tiendan a armonizar los intereses de dichas partes, sin que una de ellas saque sola las ventajas.
c) Informar con precisión al público del precio pedido para remuneración de servicios prestados.

4. Competencias:
a) Informarse regularmente sobre las legislaciones así como sobre las evoluciones esenciales susceptibles de inscribir sobre los intereses que la han sido confiados. Mantenerse informado de las condiciones de los mercados sobre los cuales tendrá que aconsejar a su clientela.
b) No aceptar misión que sobrepase el terreno de su experiencia al menos de asegurarse, con el acuerdo de su mandante, el concurso de un especialista cuyos límites de intervención sean claramente definidos.
c) Informarse sobre todos los hechos esenciales relativos a cada propiedad para la cual acepta un mandato a fin de satisfacer a sus obligaciones de evitar el error, la exageración, la presentación errónea o la disimulación de hechos. d) Mantenerse informado y facilitar la formación de sus colaboradores en cuanto a la evolución de bienes inmobiliarios en los niveles locales, regionales, nacionales y europeos a fin de poder contribuir a la formación de las concepciones públicas en materia de fiscalidad, de legislación, de utilización del suelo, de urbanismo y otros temas relacionados con la propiedad inmobiliaria.

5. Discreción Profesional:
Respetar en todas circunstancias el deber de discreción profesional para todo lo que se refiera a sus mandantes o la consideración confraternal.

6. Confraternidad:
a) Cuidar la lealtad de la competencia y vigilar a que las relaciones profesionales que desarrollen siempre con respeto y cortesía.
b) No solicitar los servicios de un/a colaborador/a de un colega sin que éste último lo sepa.
c) No tomar la iniciativa de criticar las prácticas profesionales de un colega.
d) No dar un informe, si es motivado a propósito de un documento desarrollado por un colega, si no es después de haber informado a dicho colega respetando la integridad y cortesía confraternal.
e) Mantener al más alto nivel la profesión empujando las instituciones que se dediquen a la formación profesional.
f) Alentar, por su participación, las organizaciones profesionales para que publiquen revistas y periódicos especializados permitiendo a los profesionales inmobiliarios ofrecer al público una información exacta.
g) Abstenerse de todo tipo de práctica o forma publicitaria negativa para la buena fama de la profesión y de todo comportamiento susceptible de ocasionar a sus colegas un perjuicio moral o material.
h) A fin de participar al incremento permanente del nivel de la profesión, compartir con sus colegas los resultados de la experiencia adquirida y perfeccionará las cualidades profesionales de sus colaboradores en vista de la promoción de los mismos y del mejoramiento del servicio prestado.

En los servicios profesionales de gestión de fincas hay que aplicarles obligatoriamente el IVA vigente, que en la actualidad es del 21%; cantidad que se sumaría a la base imponible pactada.

Poniéndonos en contacto directamente con el colegio de administradores de fincas de la zona podremos saber si un administrador está colegiado o no: https://cafsevilla.com/

Hoy día no existe ninguna regulación que la legisle por lo que también es una profesión no regulada y por tanto de libre ejercicio.

Calle Carlos Cañal, 22, 41001 Sevilla

En el Colegio de Administradores de Fincas de Sevilla.

Los que son elegidos para ser Presidentes de su Comunidad tienen la obligación de desempeñar el cargo. Pueden evitar serlo si hay una causa justa para ello, pero tienen que acudir al Juez y alegar tal causa, que sólo será estimada si es efectivamente justa. En términos prácticos, ello significa que sólo en casos muy excepcionales podrá el propietario evitar desempeñar el cargo para el que ha sido elegido.

En tales casos (por ej., cuando una vivienda es destinada a local de negocio o a oficina estando prohibido este destino en los estatutos de la Comunidad), el Presidente de la Comunidad deberá requerir el cese de la actividad al propietario o inquilino y, si no cesa, podrá acudir al Juez quien, en el caso de estimar la demanda, puede llegar a acordar la privación del uso de la vivienda al que está realizando la actividad prohibida, aunque sea el propietario, en cuyo caso sólo podrá serlo por un máximo de tres años. La sanción, como se ve, es extraordinariamente grave y es de esperar que el cese de la actividad prohibida se produzca antes de dar lugar a una condena tan seria.

La unanimidad sigue siendo necesaria para modificar las cuestiones más importantes de la Comunidad (las cuotas de los pisos o locales o los estatutos de la comunidad), pero la nueva Ley flexibiliza las mayorías necesarias para la adopción de acuerdos referentes los servicios de ascensor, portería, vigilancia y otros servicios de interés general, para los que basta el voto favorable de las tres quintas partes de propietarios que representen las tres quintas partes de las cuotas, aunque ello implique la modificación de los estatutos de la Comunidad.